Vị trí và Chức năng:

1. Văn phòng HĐND và UBND thành phố Hội An là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND thành phố; tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ; lĩnh vực dân tộc; văn thư, lưu trữ nhà nước; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

2. Văn phòng HĐND và UBND thành phố có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND thành phố; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh.

Nhiệm vụ và Quyền hạn:

1. Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND thành phố giao.

2. Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch UBND thành phố tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, HĐND và UBND xã, phường, để thực hiện nhiệm vụ, chương trình công tác của Chủ tịch UBND thành phố; tham mưu giúp UBND thành phố về công tác ngoại vụ và dân tộc; đồng thời tham mưu giúp UBND thành phố thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông".

3. Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Thường trực HĐND, UBND thành phố. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn và HĐND, UBND các xã, phường.

4. Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND và UBND thành phố theo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời và bảo mật.

5. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND thành phố; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND thành phố và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường trực HĐND, UBND thành phố với Thường trực Thành uỷ, UBMTTQ Việt Nam thành phố và các tổ chức đoàn thể của thành phố.

6. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND thành phố theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của HĐND và UBND thành phố.

7. Trình UBND thành phố các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND thành phố.

8. Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND thành phố.

Về công tác văn thư, lưu trữ:

1. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố và Lưu trữ thành phố.

3. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND thành phố.

4. Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND thành phố theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND thành phố.

5. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND thành phố theo quy định của pháp luật và phân công của UBND thành phố.

6. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do HĐND và UBND thành phố giao hoặc theo quy định của pháp luật