HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI
HỆ THỐNG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN
1. Thông tin chung
* Địa chỉ chính thức: https://hotichtructuyen.moj.gov.vn
2. Đăng ký dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực hộ tịch
Tại Khoản 1 Điều 9 về Phương thức yêu cầu và tiếp nhận yêu cầu đăng ký hộ tịch Luật Hộ tịch đã quy định “Khi yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến”. Chính vì vậy, trong thiết kế tổng thể Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch Bộ Tư pháp cũng đã xây dựng Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến, các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc có thể triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 đối với tất cả các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch. Bên cạnh đó, dự kiến trong tương lai Hệ thống đăng ký trực tuyến này sẽ được triển khai tích hợp các dịch vụ nộp hồ sơ và trả kết quả đăng ký qua dịch vụ bưu chính.
Theo yêu cầu của Chính phủ tại Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Bộ Tư pháp xác định các thủ tục hành chính được ưu tiên sớm triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 lần lượt là (hiện nay mới thực hiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3):
- Thủ tục đăng ký khai sinh;
- Thủ tục đăng ký khai tử;
- Thủ tục cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
- Thủ tục yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
- Thủ tục đăng ký giám hộ;
- Thủ tục Ghi chú kết hôn đã đăng ký ở nước ngoài;
- Thủ tục Ghi chú ly hôn/ hủy việc kết hôn ở nước ngoài.
3. Quy trình tiếp nhận, xử lý thông tin đăng ký hộ tịch trực tuyến
Nghiệp vụ đăng ký hộ tịch là nghiệp vụ đặc thù trong đó đối với phần lớn các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch người đăng ký thực hiện thủ tục hành chính đều phải đến cơ quan đăng ký hộ tịch để ký tên vào Sổ hộ tịch nhằm xác nhận tính chính xác của các thông tin đã đăng ký (trừ các thủ tục ghi chú ly hôn, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch). Do đó, đối với phần lớn các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch sau khi gửi hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến người đăng ký vẫn phải đến trực tiếp cơ quan đăng ký hộ tịch để ký xác nhận thông tin vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả.
Bước 1: Truy cập Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến:
Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến
Người dân có nhu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến vào Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến do Bộ Tư pháp triển khai để thực hiện các thao tác:
-
Chọn tỉnh / thành phố giải quyết hồ sơ (nơi người được đăng ký hộ tịch có hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú – ưu tiên nơi thường trú): Ví dụ khi đăng ký trực tuyến thủ tục đăng ký khai sinh thì chọn tỉnh / thành phố giải quyết hồ sơ là nơi thường trú hoặc tạm trú của cha hoặc mẹ trẻ (không chọn theo nơi thường trú, tạm trú của người đi khai nếu người đi khai không phải cha, mẹ của người được khai sinh hoặc không phải người được khai sinh khi đăng ký lại khai sinh);
Chọn tỉnh/thành phố giải quyết hồ sơ
-
Chọn thủ tục hành chính cần thực hiện;
Chọn 
thủ tục hành chính cần thực hiện
-
Chọn cơ quan thực hiện đăng ký hộ tịch: UBND cấp huyện hay cấp Xã tương ứng theo quy định;
Chọn cơ quan thực hiện đăng ký hộ tịch
Bước 2: Điền thông tin đăng ký và gửi hồ sơ trực tuyến: Điền các thông tin đăng ký theo mẫu được thiết kế trên hệ thống, lưu ý các trường thông tin được đánh dấu * là các trường bắt buộc phải nhập thông tin. Upload các file đính kèm (ảnh mầu) của các giấy tờ có liên quan phục vụ giải quyết thủ tục.
Ngay sau khi thực hiện đăng ký hồ sơ thành công, hệ thống sẽ trả về cho người đăng ký một Mã số đăng ký trực tuyến, mã số này sẽ được sử dụng tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ, xem lại tờ khai hoặc in tờ khai.
* Tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ
Hình 1: Thực hiện tra cứu hồ sơ đăng ký trực tuyến
Bước 3: Công chức tư pháp hộ tịch tại nơi người dân đã đăng ký vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp (https://hotichdientu.moj.gov.vn) thực hiện kiểm tra hồ sơ cho công dân và liên hệ với người dân yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa thông tin nếu cần:
Vào Trang chủ >> Khối Tiếp nhận hồ sơ >> Trực tuyến:
Trang chủ - Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến
Kiểm tra xử lý hồ sơ:
Kiểm tra, xử lý hồ sơ
Trong trường hợp hồ sơ của người dân đã hợp lệ thì đề nghị người dân mang hồ sơ đầy đủ đến để tiến hành thủ tục đăng ký.
Người dân phải mang hồ sơ gồm tờ khai và bản sao chứng thực các giấy tờ liên quan (công chức tư pháp hộ tịch có thể hỗ trợ in tờ khai ra từ hệ thống cho công dân) kèm theo lệ phí (nếu có) đến nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Bước 4: Giải quyết hồ sơ:
Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính cho người dân:
-
Công chức tư pháp hộ tịch đăng nhập vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung >> Trang chủ >> Mục tiếp nhận hồ sơ trực tuyến để thực hiện xem chi tiết hồ sơ của người dân và thực hiện Tiếp nhận >> Nhập ngày hẹn >> Vào sổ (Lưu nháp);
-
Thông tin được tiếp nhận sẽ vào danh sách hồ sơ tương ứng và được lưu ở trạng thái Lưu nháp để chờ xử lý.
Trong quá trình chờ giải quyết thủ tục hành chính, người dân có thể sử dụng Mã số hồ sơ đăng ký trực tuyến để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ.
Bước 5: Nhận kết quả giải quyết hồ sơ:
- Đối với các thủ tục hành chính không yêu cầu người đăng ký phải ký xác nhận vào Sổ hộ tịch (như các thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, ghi chú ly hôn…), người dân có thể sử dụng dịch vụ nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính. Việc này do cơ quan đăng ký và người dân thỏa thuận với nhau khi người dân đến nộp hồ sơ.
- Đối với các thủ tục hành chính có yêu cầu người đăng ký phải ký xác nhận vào Sổ hộ tịch, người dân phải đến trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký các giấy tờ có liên quan và nhận kết quả.